Digitale Archivierung für KASSELWASSER – hochwertig, regional und inklusiv
Das Unternehmen KASSELWASSER, ein Eigenbetrieb der Stadt Kassel, beauftragte die GDW mit der digitalen Archivierung von Vertragsakten. Der Auftrag beinhaltete die Abholung, Aufbereitung und Digitalisierung von ca. 2000 Bestandsakten. Insbesondere die Anforderungen an einen konsequent einzuhaltenden Datenschutz gemäß EU-DSGVO spielten dabei eine wichtige Rolle. Mittels einer Indizierung von Daten und Zahlen in den gescannten Dokumenten können diese nun schnell und effizient im System aufgefunden werden. Abschließend übergaben wir unserem Auftraggeber KASSELWASSER die verschlüsselten Daten als durchsuchbare PDF/-A Dateien für das nunmehr neue digitale Archiv.
Eine große Herausforderung stellte für uns die Vorbereitung der ganz unterschiedlichen zu scannenden Dokumente dar. Wir fanden Dokumente in allerlei unterschiedlichen Größen vor, die bis zum Format DIN A0 reichten und teils bis in die 1950er Jahre zurückgingen.
Ausgeführt wurden die Arbeiten durch unsere Beschäftigten des Inklusionsunternehmens Pro Dokument, einer Einrichtung der Sozialgruppe Kassel e.V.
Die Koordinierung, Projektierung und Projektbegleitung erfolgte durch die GDW Mitte eG als zentraler Ansprechpartner für vielfältige Dienstleistungen mit sozialen Partnern.
Seitens KASSELWASSER zeigte sich der Projektverantwortliche, Herr Tobias Rottmann, sehr zufrieden über die gesamte Projektabwicklung: „Die GDW hat sich im Wettbewerb gegen die anderen Mitbewerber durchgesetzt. Wir freuten uns, den Auftrag an ein ortsansässiges Unternehmen vergeben zu können. Die Zusammenarbeit mit der GDW war sehr angenehm. Die Qualität der abgelieferten Daten stimmte, Termine wurden eingehalten, die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter arbeiteten stets sehr lösungsorientiert und waren darüber hinaus sehr freundlich.“